在把大量文件共享出去之前，先把文件归档的方案策划好也是非常重要的一部分。

在这里针对中小型企业，我们给您规划了一个清晰的企业文件管理结构作为参考。

如下图：

1. 根据部门结构建立多个根文件夹，例如图中“公司资料”“行政人事共享”“财务部共享”“销售部共享”“市场部共享”。相同类型的文件放在同一个同步文件夹下。同步文件夹数目最好不要超过15个。
2. 在同一类型的同步文件夹下如果查看权限不同可以再建立子文件夹，便于权限管理，减少文件冲突。例如根文件夹“市场部共享”下边建两个文件夹“市场活动”和“市场设计”，这两个文件夹是由不同的团队完成，可以设置不同的访问权限。
3. 为了避免误删除，或找不到文件，对于多人参与的同步文件夹，最好指定某个用户对内容分类和管理，其他的用户只负责添加、编辑文件，而避免移动和删除文件。另一种思路是，每个用户创建的文件都放在以个人名字命名的子文件夹下，例如我在“销售部共享”的文件夹中创建了“某个销售名字命名的个人文档”，把“某销售”设置成这个文件夹的管理者，他把周报，业绩，客户档案往里边放只共享给领导一个人，其余人全部都看不到。

坚果云团队版可以设置超级管理员与群组管理员。

• 超级管理员主要权限都在管理团队的后台里面，比如成员管理，可以删除/添加成员，可以对每个成员都有操作权限等；
• 群组管理员只能管理该群组成员的相应权限；
• 文件夹权限管理员只能管理相应文件夹的共享权限。

需注意超级管理员和部门管理员都是对人进行管理，文件夹权限管理员是对文件夹进行管理。

坚果云共有以下6种访问权限：拥有者、管理者、上传下载、只可上传、只可下载、仅预览，6种权限分别对应的功能详见：

【上传和下载】可以查看、创建、编辑、删除这个文件夹中的所有文件，适合于同事之间进行协同办公；

【仅下载】只能在线查看或下载这个文件夹中的文件，不能创建、删除、修改里面的文件，适合给同事分享资料，但又不希望同事对里面的内容进行修改，如：合同模板、公司制度等；

【仅上传】只能通过网页向文件夹上传文件，不能查看、下载、删除里面的文件，适合于收集资料，但又不希望提交材料的人相互看见。如：收集员工周报、老师收学生作业等；

【仅预览】只能通过网页在线查看这个文件夹中的文件，不能下载、创建、删除、修改里面的文件。适合于分享一些涉密材料，不希望被访问者下载复制；

【管理者】只针对这个文件夹具有管理权限，可以对文件进行上传下载编辑，也可以修改对这个文件夹具有访问权限的成员的权限，但是不能更换文件夹的拥有者。

当成员未确认管理员邀请加入团队的邀请邮件时，该成员账号会变成一个个人版账号，受流量和同步人数的限制，这时需要管理员重新邀请成员加入团队。具体操作步骤如下：

1. 管理员登录网页端，点击【管理团队】-【成员管理】；
2. 点击未接受邀请成员后面的【重新邀请】，会生成一个URL链接，把该链接通过QQ、微信、邮箱等方式发给未进入团队的成员，成员通过该链接进入，登陆坚果云即可加入团队。