在把大量文件共享出去之前，先把文件归档的方案策划好也是非常重要的一部分。
在这里针对中小型企业，我们给您规划了一个清晰的企业文件管理结构作为参考。
如下图：
- 根据部门结构建立多个根文件夹，例如图中“公司资料”“行政人事共享”“财务部共享”“销售部共享”“市场部共享”。相同类型的文件放在同一个同步文件夹下。同步文件夹数目最好不要超过15个。
- 在同一类型的同步文件夹下如果查看权限不同可以再建立子文件夹，便于权限管理，减少文件冲突。例如根文件夹“市场部共享”下边建两个文件夹“市场活动”和“市场设计”，这两个文件夹是由不同的团队完成，可以设置不同的访问权限。
- 为了避免误删除，或找不到文件，对于多人参与的同步文件夹，最好指定某个用户对内容分类和管理，其他的用户只负责添加、编辑文件，而避免移动和删除文件。另一种思路是，每个用户创建的文件都放在以个人名字命名的子文件夹下，例如我在“销售部共享”的文件夹中创建了“某个销售名字命名的个人文档”，把“某销售”设置成这个文件夹的管理者，他把周报，业绩，客户档案往里边放只共享给领导一个人，其余人全部都看不到。