中小型企业文件归档整理方案

在把大量文件共享出去之前,先把文件归档的方案策划好也是非常重要的一部分。

在这里针对中小型企业,我们给您规划了一个清晰的企业文件管理结构作为参考。

如下图:

  1. 根据部门结构建立多个根文件夹,例如图中“公司资料”“行政人事共享”“财务部共享”“销售部共享”“市场部共享”。相同类型的文件放在同一个同步文件夹下。同步文件夹数目最好不要超过15个。
  2. 在同一类型的同步文件夹下如果查看权限不同可以再建立子文件夹,便于权限管理,减少文件冲突。例如根文件夹“市场部共享”下边建两个文件夹“市场活动”和“市场设计”,这两个文件夹是由不同的团队完成,可以设置不同的访问权限。
  3. 为了避免误删除,或找不到文件,对于多人参与的同步文件夹,最好指定某个用户对内容分类和管理,其他的用户只负责添加、编辑文件,而避免移动和删除文件。另一种思路是,每个用户创建的文件都放在以个人名字命名的子文件夹下,例如我在“销售部共享”的文件夹中创建了“某个销售名字命名的个人文档”,把“某销售”设置成这个文件夹的管理者,他把周报,业绩,客户档案往里边放只共享给领导一个人,其余人全部都看不到。
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