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坚果云使用心得

中小型企业文件归档整理方案

在把大量文件共享出去之前,先把文件归档的方案策划好也是非常重要的一部分。 在这里针对中小型企业,我们给您规划了一个清晰的企业文件管理结构作为参考。 如下图: 根据部门结构建立多个根文件夹,例如图中“公司资料”“行政人事共享”“财务部共享”“销售部共享”“市场部共享”。相同类型的文件放在同一个同步文件夹下。同步文件夹数目最好不要超过15个。 在同一类型的同步文件夹下如果查看权限不同可以再建立子文件夹,便于权限管理,减少文件冲突。例如根文件夹“市场部共享”下边建两个文件夹“市场活动”和“市场设计”,这两个文件夹是由不同的团队完成,可以设置不同的访问权限。 为了避免误删除,或找不到文件,对于多人参与的同步文件夹,最好指定某个用户对内容分类和管理,其他的用户只负责添加、编辑文件,而避免移动和删除文件。另一种思路是,每个用户创建的文件都放在以个人名字命名的子文件夹下,例如我在“销售部共享”的文件夹中创建了“某个销售名字命名的个人文档”,把“某销售”设置成这个文件夹的管理者,他把周报,业绩,客户档案往里边放只共享给领导一个人,其余人全部都看不到。

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超级管理员/群组管理员/文件夹管理员

坚果云团队版可以设置超级管理员与群组管理员。 超级管理员主要权限都在管理团队的后台里面,比如成员管理,可以删除/添加成员,可以对每个成员都有操作权限等; 群组管理员只能管理该群组成员的相应权限; 文件夹权限管理员只能管理相应文件夹的共享权限。 需注意超级管理员和部门管理员都是对人进行管理,文件夹权限管理员是对文件夹进行管理。  

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如何设置文件夹的访问权限

客户端权限设置: 点击需要设置的文件夹后方的【多人同步】,即可进入权限设置页面: 之前设置好的权限也可以随时调整: 网页端权限设置: 点击需要设置的共享文件夹旁边的“设置共享权限”即可: 各个权限对应的功能和场景详见:坚果云6种访问权限

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坚果云6种访问权限

坚果云共有以下6种访问权限:拥有者、管理者、上传下载、只可上传、只可下载、仅预览,6种权限分别对应的功能详见: 【上传和下载】可以查看、创建、编辑、删除这个文件夹中的所有文件,适合于同事之间进行协同办公; 【仅下载】只能在线查看或下载这个文件夹中的文件,不能创建、删除、修改里面的文件,适合给同事分享资料,但又不希望同事对里面的内容进行修改,如:合同模板、公司制度等; 【仅上传】只能通过网页向文件夹上传文件,不能查看、下载、删除里面的文件,适合于收集资料,但又不希望提交材料的人相互看见。如:收集员工周报、老师收学生作业等; 【仅预览】只能通过网页在线查看这个文件夹中的文件,不能下载、创建、删除、修改里面的文件。适合于分享一些涉密材料,不希望被访问者下载复制; 【管理者】只针对这个文件夹具有管理权限,可以对文件进行上传下载编辑,也可以修改对这个文件夹具有访问权限的成员的权限,但是不能更换文件夹的拥有者。  

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如何再次邀请成员进入团队

当成员未确认管理员邀请加入团队的邀请邮件时,该成员账号会变成一个个人版账号,受流量和同步人数的限制,这时需要管理员重新邀请成员加入团队。具体操作步骤如下: 管理员登录网页端,点击【管理团队】-【成员管理】; 点击未接受邀请成员后面的【重新邀请】,会生成一个URL链接,把该链接通过QQ、微信、邮箱等方式发给未进入团队的成员,成员通过该链接进入,登陆坚果云即可加入团队。

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如何处理离职员工的文件

当有员工离职时,为了确保工作文件不丢失,需要对离职员工的文件进行转交。步骤操作步骤如下: 管理员登录网页端,进入【管理团队】-【成员管理】; 点击离职员工账号后的【同步文件夹】,将会出现该员工所有参与及创建的文件夹; 移交访问权限为【拥有者】的文件夹,取消其他文件夹的访问权限; 删除账号。   如李伟是离职员工,则点击李伟的同步文件夹,将会出现该员工所有参与及创建的文件夹: 可以看到,李伟总共拥有6个文件夹。其中:【我的坚果云】为每个人的个人文件夹,里面的东西管理员无法访问也无法移交;【李伟】这个文件夹是李伟创建的,因此其访问权限为【拥有者】,需要把该文件移交给交接同事;其余的文件夹只需要取消其权限即可。 鼠标移到【李伟】这个文件夹之后会出现【权限设置】: 点击【修改权限】,选择交接的同事,将交接的同事设为新的拥有者: 其他的文件夹只需要取消李伟的访问权限即可: 按照同样的方法,可以把李伟名下的其他文件夹取消访问权限,全部完成之后,就可以在【操作】这里进行账户删除。 至此,离职员工的文件已全部处理完成,之后该员工将无法通过登录该账号查看公司文件,通过这些操作可以有效地避免由于员工离职造成的公司文件外泄,大大提高文件的安全性。      

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更改绑定邮箱后,共享文件夹需要重新邀请吗?

如同事A邀请B共享了文件夹“A项目”,现在B更改了绑定邮箱,有下面两种情况: 1、如果B对同步文件夹“A项目”仍然在访问(“网页端上仍显示该文件夹”),会自动权限设置里的邮箱,无需手动操作。 2、如果B之前已经取消对同步文件夹“A项目”的访问, A可以通过客户端的同步文件夹的邀请链接发送给到B,B点击链接即可。 如下图所示:

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管理公司组织结构

视频介绍 如果您的公司人数较多,那么通过简单的成员管理功能,一个一个的对员工进行管理,您可能很难维护的了所有员工的账户设置以及权限分配。 这个时候,您就需要借助坚果云的群组功能。 通过群组功能,您可以对用户进行部门划分,建立自己的公司树形组织结构,并且可以批量设置用户权限,专业的团队管理功能也让坚果云成为最适合企业使用的企业网盘。 视频中将会介绍如何创建群组以及如何在创建多人协同文件夹时添加群组到权限列表中。 点击查看群组访问权限设置教程

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管理成员

视频介绍 如果您是公司的IT管理员,准备让自己的同事开始使用坚果云,那么,您要做的第一件事情就是了解如何在坚果云中管理团队成员。 通过坚果云的成员管理功能,您可以新增员工账户、设置他们的访问权限,甚至处理人员离职交接的工作,专业的团队管理功能也让坚果云成为最适合企业使用的企业网盘。 视频中将介绍三种主要的操作: 添加成员、管理成员 、禁用与删除成员。 点击查看群组访问权限设置教程

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分享文件

视频介绍 查看分享链接权限设置教程 多人同步的功能在共享文件时很方便,但是需要事先邀请对方共享同步文件夹,因此适合长期的合作关系。 如果您需要临时给同事分享一些文件,或者给公司外面没有坚果云账户的人分享文件,这个时候,就可以使用坚果云的分享功能。 视频中会介绍两种分享文件的方式:通过邮件分享和通过链接分享。  

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